アリーナの使い方ではなくて申しわけありません。
ポット（（株）スタジオ・ポット／ポット出版）でのメールの使い方です。
したがって、どんなメールソフトでもかまわない話です。
●ポットでは、社員全員に個人アドレスを提供しています。
したがって、このサイトにも随所に個人アドレルが書かれています。
これはあくまで、仕事で使うメールなのでこのアドレス宛に「ヘンタイ嫌がらせメール」が届いたりしてもやむを得ないという考えです。
また、僕は（社長なもんで）「pot.co.jpアドレスに届いたメールのプライバシーはない」と公言しています。pot.co.jpアドレスと会社のパソコンを使ってデートの約束をしようが、メールセックスをしようがかまわないけど（当然時間外にですよ）、見られても文句は言わせない、ということです。
プライバシーを守るのは自分自身だと思っているので、ホントに守りたければ、ポットのアドレスとパソコンなど使わずに、ケータイとかPDAとか自分で工夫せい、なのです。
●で、仕事上のメールを受信しても、送信しても、必ず社員全員にBccや転送することにしてます。
社員はそれぞれちょっとずつズレて担当の仕事を持ってます。また、一つの仕事は複数の社員が共同で分担している場合が多い。
そこで、それらの意志疎通のために、基本的にBccなり転送なりすることにしているのです。
ここで大切なことは、「Bcc」するかどうかの判断基準です。
僕は「迷ったらBccしろ」といってます。
迷うのは時間の無駄だし、迷うぐらいだからBccしても（無意味かもしれないけど）かまわないものである場合が多いはずで、読んだものがドンドン捨てればいい、という考えだからです。
くどいようだけど、この考え方がこのやり方のキモだと思ってます。
さて、大量のメールが届きます。
ただ、全部を精読する必要はなく、自分が分担していることだけ精読するのです。
分担していない仕事のメールは、とりあえずザッと目をとおしたり、タイトルだけ読んで捨てていいことにしていいのです。でもそうすることで、なんとなく誰がなんのことで忙しそうにしているのかわかると思ってます。
●そのために、ポットではxxx@pot.co.jp（xxxはナイショです）という、全社員のアドレスに転送するためのアドレスをつくっています。いちいち全員のアドレスをアドレス帳からでもドラッグ＆ドロップするのがメンドウですから。ついでに、IMの辞書登録で「ぽ」と入力すると、そのアドレスが出てくるようにしています。
零細会社でも、社員数の2倍くらいのアドレスを自由に発行して、転送設定もできる状態をつくる必要があると思ってます。